Lettre de cadrage de l’Assistant(e) de Prévention
de la commune(ou de l’établissement) de ……………………………………………………….

Lettre de cadrage à l’attention de (nom, prénom et grade de l’agent)

Madame, (ou Monsieur) 
Le décret n° 85-603 du 10 juin 1985 modifié relatif à l’hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu’à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale prévoit que les règles en matière de santé et de sécurité au travail des livres I à V de la quatrième partie du code du travail s’appliquent aux collectivités et établissements mentionnés à l’article L4 du code général de la fonction publique
En application de l’article 4 de ce décret, des assistants de prévention sont désignés.

La désignation et le positionnement
Vous avez été désigné(e) à compter du …………………………………………………………………..
Conformément aux dispositions de l’article précité, vous exercez cette mission sous ma responsabilité. Vous pourrez recevoir des directives de ma part et de …………………………….. 
Vous devrez nous rendre compte de votre action.
Vous aurez compétence sur ……… (Citer ici le périmètre concerné qui peut être l’ensemble des services de la collectivité ou de l’établissement ou un ou plusieurs services).
Je vous rappelle que votre action doit être essentiellement axée sur le conseil et l’assistance.
Pour officialiser votre mission, une décision portant désignation vous a été remise (un arrêté de désignation est recommandé) et une mise à jour de votre fiche de poste opérée.
Une présentation officielle ayant pour objet de faire connaître les missions et votre rôle d’Assistant(e) de Prévention sera réalisée auprès de l'ensemble des agents relevant de votre champ d’intervention. 
Il peut être mis fin à cette mission à la demande de l’une ou l’autre partie. Une décision actera cette fin de mission. (il s’agira d’un arrêté de fin de désignation)

Le champ de compétence
Dans le cadre des dispositions prévues à l’article 4-1 du décret précité, votre mission d’Assistant(e) de Prévention a pour objet principal d’assister et de conseiller l’autorité territoriale dans la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité du travail.
Vos missions s’articulent autour de :
• la prévention des dangers susceptibles de compromettre la santé et la sécurité des agents ;
• l’amélioration des méthodes et du milieu du travail en adaptant les conditions de travail en fonction de l’aptitude physique des agents ;
• l’approfondissement de la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre ;
• l’observation des prescriptions législatives et règlementaires prises en ces matières et la bonne tenue du/des registre(s) de santé et de sécurité au travail ouverts dans tous les services.
De ce fait, vous devez être informé(e) de tout événement ou décision ayant une incidence sur l’hygiène et la sécurité au travail.
De plus, conformément à ces dispositions, vous pourrez être associé(e) aux travaux du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) (à compter du 1er janvier 2023, les compétences du CHSCT seront reprises par le Comité Social Territorial (CST) ou par la Formation Spécialisée (FS) instituée au sein de cette instance pour les collectivités et établissements qui sont tenues à sa création) dont relève la collectivité (ou des CHSCT s’il existe un ou plusieurs CHSCT local ou spécial) et vous pourrez assister de plein droit à ses réunions avec voix consultative si le cas de la collectivité ou de l’établissement ou du service est évoqué.
Il vous appartient de contribuer à la bonne connaissance des règles d’hygiène et de sécurité par les agents et à leur bonne application.
Vous proposerez des mesures pratiques et opérationnelles propres à améliorer la prévention des risques professionnels en vous appuyant sur les rapports des agents chargés d’une fonction d’inspection (ACFI) et/ou du médecin de prévention.
En application de l’article 14-1 du décret précité, vous êtes associé(e) à l’établissement de la fiche des risques professionnels et à sa mise à jour périodique par le médecin du service de médecine préventive.
Vous assisterez l’autorité territoriale dans la démarche de diagnostic nécessaire à l’évaluation des risques et dans la mise en place d’une politique de prévention des risques.
Suivant la situation de la collectivité et/ou de l’établissement : En matière d’évaluation des risques, telle que prévue par le décret n° 2001-1016 du 5 novembre 2001, vous pourrez être associé(e) à la démarche ainsi qu’à l’élaboration du document unique.
D’une façon générale, vous rechercherez des solutions pratiques en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail. En ce sens, vous contribuerez à l’analyse des causes des accidents de service et de travail, et participerez, avec les autres acteurs de la prévention, à la sensibilisation des agents. Ainsi, vous identifierez et signalerez les situations pouvant porter atteinte à la santé physique et mentale des agents.

Exclusion du champ de compétence
Par ailleurs, sont exclues de votre champ d’intervention, les missions suivantes :
•	contrôler les conditions d’application des règles définies en matière d’hygiène et de sécurité du travail, mission définie par le décret n°85-603 du 10 juin 1985 modifié comme relevant de l’ACFI (Agent Chargé de la Fonction d’Inspection) ; 
•	prendre des décisions relatives à la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité comme relevant de l’autorité territoriale ;
•	faire respecter les consignes d’hygiène et sécurité par les agents comme relevant de chaque responsable hiérarchique.

La formation
Conformément à l’article 4-2 du décret précité, vous bénéficiez d'une formation initiale obligatoire, préalable à votre prise de fonction. Par ailleurs, des sessions de formation continue vous seront dispensées.

Le partenariat
Vous devrez informer le Conseiller de Prévention sur les conditions de travail au sein des services de la collectivité. Vous participerez aux réunions organisées le cas échéant par votre Conseiller de Prévention.(pour les collectivités et/ou établissements qui ont désigné un (ou des) Conseiller(s) de Prévention).
Votre action se fera en partenariat étroit avec le médecin de prévention et l’ACFI qui sont vos interlocuteurs directs pour tout conseil et appui technique.
Vous exercerez vos fonctions en relation avec les autres acteurs concourant à l’amélioration des conditions de travail des agents comme les assistants de service social du personnel, les correspondants handicap locaux ainsi qu’avec les services des ressources humaines, les services de logistique et de formation, de manière à mobiliser l’ensemble des intervenants chaque fois que nécessaire.(suivant l’organisation de la collectivité ou de l’établissement).

Les moyens
Pour l’exercice de cette mission vous disposerez de ………………………….. (% de la quotité de travail de l’agent - ce calcul doit correspondre à la disponibilité réelle de l’agent et tenir compte de la taille de la collectivité ou de l’établissement, du nombre de sites et de la configuration des locaux (locaux isolés, vétusté, travaux en projet ou en cours), du nombre d'agents, etc.) – Il est recommandé de préciser le nombre d’heures par semaine ou par mois.
Les moyens nécessaires à l'exercice de cette mission vous seront attribués (documentation, abonnements, équipements bureautiques,….). A préciser le cas échéant. Par exemple, si l’agent n’occupe pas un poste administratif, quel sera l’équipement bureautique mis à sa disposition.
Vos déplacements éventuels devront être couverts par un ordre de mission qui garantira vos remboursements de frais.
Vous pouvez bénéficier de l’appui technique de votre Conseiller de Prévention (pour les collectivités ou établissements qui en ont désigné) / vous pouvez bénéficier de l’appui de la mission Hygiène et Sécurité au travail du Centre de Gestion (uniquement pour les collectivités et établissements qui sont adhérents à la mission Hygiène et Sécurité au travail du Centre de Gestion).
Vous pouvez être amené à rencontrer les agents de la collectivité ou de l’établissement relevant de votre périmètre.
Vous aurez accès, en tant que de besoin, aux locaux entrant dans le champ d'action de votre mission.
Vous pourrez accompagner l'ACFI dans le cadre des visites d'inspection et le médecin de prévention dans le cadre des visites en milieu professionnel.
Vous aurez accès à tous les documents nécessaires à l’exercice de votre mission.
Vous êtes tenu au devoir de réserve et de confidentialité sur toutes les informations auxquelles vous aurez accès dans le cadre de votre mission.

Le Bilan
Dans le cadre de votre mission, vous me transmettrez (ainsi qu’à………….) des comptes rendus (définir éventuellement une périodicité) contenant les observations et remarques relatives à la prévention :
•	sur le contenu des différents registres de santé et sécurité au travail ;
•	sur les anomalies constatées ;
•	sur vos propositions ;
•	sur les difficultés rencontrées dans l’accomplissement de vos missions. 
De plus, vous rencontrerez Madame/Monsieur ….. , en qualité de …., X fois par mois et dès que nécessaire.
Vous m’adresserez un bilan annuel de vos activités.

Cette lettre de cadrage sera renouvelable tous les ___________ans, après entretien, et sera annexée à l'arrête de désignation.

Une copie de cette lettre sera portée à l’information de la Formation Spécialisée en Santé, Sécurité et Conditions de Travail ou du Comité Social Territorial (rattaché au Centre de Gestion, de la collectivité ou de l’établissement) avec l'arrêté de désignation.

Je vous remercie de votre implication dans un domaine essentiel pour la vie au travail des agents.

A …………….........................., le ……………………………………..

Signature de l’autorité territoriale

Information au CST ou à la F3SCT 	Notifié à l’agent le	
Date et signature du Président du CST ou de la F3SCT	Date et signature de l’agent